季節の変わり目は体調を崩しやすいもの。これから冬を迎えるにあたり、空気の乾燥や気温の低下により病院を訪れる患者様も増えるかもしれません。病院の診療時間外に予約の電話がかかってくることもあるでしょう。
多くの病院では、診療時間外にかかってきた電話は「留守番電話」で対応しているかと思われます。しかし、電話が緊急を要するものだった場合は…？
今回は、病院の診療時間外における電話対応についてご紹介いたします。

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緊急を要さない場合は留守番電話で対応する

緊急を要さない通常の予約電話だった場合は、留守番電話で対応しましょう。「今は診療時間外です。診療時間は○曜日から○曜日の△時から△時なので、診療時間内におかけ直しください。」のようなメッセージを流し、患者様に再度お電話していただくようご案内します。

緊急を要する場合は電話転送で対応する

では、電話が緊急を要するものであった場合は、どのように対応すればよいでしょうか。
対応の一つとしては、診療時間外に病院にかかってきた電話を院長やスタッフの携帯電話に転送することです。転送して電話を取れる状態にすることで、緊急の電話にも対応することができるでしょう。しかし、緊急でない電話まで転送され診療時間外も電話対応しなければならないとなると、院長やスタッフに大きな負担がかかってしまいます。

緊急用の電話番号の取得と留守番電話メッセージの工夫で解決

緊急用の電話番号を取得し、留守番電話メッセージで緊急を要する場合はそこへ電話かけるようご案内することで、上記の問題が解決します。
例としては、通常の留守番電話の案内に「なお、緊急の場合は×××-××××-××××にお電話ください」と加える等です。病院のホームページに緊急用電話番号を記載するのもよいでしょう。
このような方法を取ることで、院長やスタッフの負担を軽減しながら緊急を要する電話に対応することができるようになります。

専用の電話番号取得については以下のコラムもご参考ください。

仕事用の電話番号を持つべき3つの理由と取得方法

まとめ

電話番号の取得と留守番電話メッセージの一工夫で、病院側は院長やスタッフの負担が減り、患者様は緊急時でも電話を繋ぐことができるので安心と信頼を得ることができます。いろいろな病気が流行りやすい季節、支え合って乗り切っていただければと思います。

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