ビジネスにおいて、電話は企業と顧客や社員同士を繋ぐコミュニケーションツールとして必要不可欠です。多くの企業ではオフィス用の電話としてビジネスフォンが導入されています。では、そもそもビジネスフォンとはどういったものを指すのでしょうか。
今回は、ビジネスフォンの一般電話機との違いや仕組み、機能を解説いたします。

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ビジネスフォンとは

ビジネスフォンとは、外線電話と内線電話の二つを制御する電話を指します。一般電話機との違いは、ビジネスフォンは外線と内線の二つの電話を扱えるほか、一般電話機が一つの電話にしか対応できないのに対して、ビジネスフォンは複数からの電話に対応できるということです。
ただし、電話端末だけで通話できる一般電話機と比べて、工事や装置が必要となるビジネスフォンはコストがかかると言えます。

ビジネスフォンの仕組み

ビジネスフォンは外線と内線を管理する主装置と実際に電話をかける電話端末で構成されるシステムです。主装置が複数のビジネスフォン端末を取りまとめ、外線と内線間を共有・制御します。
似たようなシステムとしてPBX（Private Branch eXchange：電話交換機、構内交換機）が挙げられますが、ビジネスフォンとPBXの違いは「電話機の台数」や「オフィスの規模」によって分けられるとされています。
メーカーによって異なる部分はありますが、ビジネスフォンは「従業員数が数百人まで、オフィスが10拠点まで」程度の中小規模オフィス向け、PBXはそれ以上の大規模オフィス向けと位置付けられています。

ビジネスフォンの機能

●同時着信機能
ビジネスフォンでは、電話番号が一つの場合でも複数の電話機で同時に対応することができます。必要最低限の電話回線の契約で済むため、通信費の削減に繋がります。また、顧客からかかってきた電話が通話中で出られなかった、といった機会損失を防ぐことができます。

●内線通話機能
主装置で繋がれた電話機同士で内線通話を行えます。内線通話を使用することで、部署やフロアが異なる社員ともスムーズにコミュニケーションをとることができ、業務効率化に貢献します。内線通話に通話料金は発生しません。

●保留転送機能
担当部署が違う場合や責任者が近くにいない場合に、顧客からかかってきた電話を社内の別の電話に転送することができます。転送機能を使用すればすぐに担当者に繋ぐことができるため、顧客を長時間お待たせすることがありません。
また、クラウド型ビジネスフォンでは社内にかかってきた電話を社外の電話に転送することが可能なので、外出中の営業マンにも繋ぐことができます。

まとめ

ビジネスにおいてコミュニケーションは必須であり、コミュニケーションの効率化は業績に大きな影響を与えます。
ビジネスフォンを活用し、業務効率化や生産性の向上を図ってみるのも良いかもしれません。

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